Der Weg zum papierlosen Büro – Ein Ding der Unmöglichkeit?!

Es ist mal wieder Freitag und wie so häufig versuche ich das Durcheinander auf meinem Schreibtisch aus Notizen, Aufträgen, Entwürfen und Werbeschreiben in formschöne A4-Häufchen zu bringen. Welch Zeitersparnis, wenn doch all diese Daten ausschließlich digital zu sortieren wären.

Seit einem guten Vierteljahr beschäftige ich mich nun schon mit dieser Frage und heute versuche ich mal eine Antwort darauf zu finden. Wie weit sind wir noch vom papierlosen Büro entfernt? Wo lässt sich mit wenigen Handgriffen Papier sparen und in welchen Bereichen werden wir auch weiterhin auf den altbewährten Brief setzen?Einen Blick auf meinen Papierstapel offenbart:

Emails
Asche auf mein Haupt, denn ich drucke mir emails aus.  Gerade bei größeren Projekten und/oder während Telefonaten finde ich es überaus wichtig, mir ein paar Randnotizen zu machen. Und was wäre dazu besser geeignet, als die projektbezogene Email? Bis heute habe ich keine Möglichkeit gefunden, genauso schnell und einfach kontextbezogene Randnotizen zu erstellen wie auf dem analogen Wege.

Eine denkbare Möglichkeit wäre zwar die Eingabe über Grafiktablett bzw. Stift, allerdings wäre hierfür ein entsprechender Email-Client von Nöten, der Handschriftliche Notizen per Overlay zulässt. Eine andere Möglichkeit könnte zukünftig vielleicht in Google Wave liegen, wenn man den Worten von Google Glauben schenken darf (der angebliche Email-Ersatz). Dafür müsste Wave allerdings den Ansprüchen einer alltäglichen Arbeit zwischen Agentur und Kunde gerecht werden in puncto Stabilität, Bedienbarkeit und Erweiterbarkeit.

Entwürfe
Für die Gestaltung von Druckprodukten ist es fast schon leichtsinnig nicht vorab mindestens eine Probeausdruck zu machen. Gerade in der Druckansicht finde ich nicht selten noch einen Rechtschreibfehler oder einen ungünstigen Zeilenumbruch, den ich am Bildschirm gekonnt übersehen habe.

Allerdings finden sich unter all diesen Entwürfen immer wieder auch Entwürfe von Webseiten, häufig mit Randnotizen zur Ergänzung der bisherigen Texte oder mit Pfeilen für die Neuanordnung von Texten  versehen. Diese Ausdrucke werden sehr häufig vom Kunden direkt ausgedruckt und in der Arbeitsgruppe besprochen, bevor der Ausdruck schlussendlich bei mir landet.

Zwar sind viele unserer Kunden mit den Kommentarfunktionen von Adobe Acrobat vertraut, nutzen diese aber eher selten weil sie 1. zu umständlich ist und 2. mehr Aufwand bedeuten würde.

Rechnungen
Rechnungen wären für mich die Papierersparnis schlechthin. Wie gerne würde ich auf gedruckte Rechnungen verzichten, würde mir das Finanzamt nicht einen Strick daraus drehen. Aber solange das Finanzamt weiterhin an einer Signierungspflicht für digitale Rechnungen festhält, bleibt mir nichts anderes übrig als weiterhin Rechnungen auszudrucken, bzw. auf Briefpapier drucken zu lassen.

Notizen und To-Do
Endlich scheint es mal möglich zu sein, dem papierlosen Büro einen Schritt näher zu kommen. Denn für anstehende Aufgaben nutze ich schon seit einiger Zeit die iphone-Version von Things und denke sogar über die Anschaffung der Desktop-Variante nach.

Für kleinere Notizen gehe ich mittlerweile immer mehr dazu über, diese direkt in das Programm Notizzettel von Mac OSX einzutragen.

Post vom Amt
Hier könnte sich schon bald der nächste Schritt zum papierlosen Büro anbahnen. Denn derzeit testen die Deutsche Post, die Telekom und  die Stadt Friedrichshafen die DE-Mail, die bei Erfolg ab 2010  in ganz Deutschland eingesetzt werden könnte. Die DE-Mail soll so etwas wie die verschlüsselte und rechtsverbindliche EMail werden und wäre damit zu vergleichen mit dem üblichen Brief bzw. evtl. auch Einschreiben.

Somit würde ich meinem Wunsch vom papierlosen vielleicht doch noch etwas näher kommen.

FAZIT: Auch wenn wir zur heutigen Zeit noch weit entfernt von dem papierlosen Büro sind, so bin ich doch guter Dinge, dass wir vielleicht in 10 Jahren Papier wieder bewusster und auch seltener erleben dürfen

Ich bin Steuermann bei Erdmann & Freunde, einem Netzwerk für Contao-Webworker, und schreibe hier über Themen aus dem Bereich Webdesign und Webentwicklung.

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