Fehler bei Webprojekten

Das perfekte Projekt gibt es nicht. Egal ob Missverständnisse bei der Aufgabenverteilung oder Kunden, die kurz vor dem Launch mit tiefgreifenden Layoutänderungen daherkommen. Irgendwas ist immer. Das Entscheidende jedoch ist, aus solchen Fehlern zu lernen.

Am Wochenende hatte ich ein wenig Zeit, um über die Projekte der letzten Wochen und Monate nachzudenken. Warum machen wir die gleichen Fehler immer wieder? Und wie lassen sie sich dauerhaft abstellen? Obwohl unsere Fehler so unterschiedlich schienen, haben viele den gleichen Ursprung. Am Ende konnte ich vor allen Dingen 3 Fehler ausmachen, die hauptsächlich über den Verlauf eines Projektes entscheiden.

Fehler 1: unzureichendes Projektmanagement

Egal ob es sich um ein großes oder kleines Webprojekt handelt. Gutes Projektmanagement sollte die Basis für jedes Projekt sein. Lange Zeit habe ich geglaubt, dass man gerade bei kleineren Projekten an dieser Stelle Zeit sparen könnte. Doch wenn es darum geht, das von vor einem halben Jahr besprochene wieder auf die Tagesordnung zu holen, dann kostet das Kramen in Erinnerungen in 99% der Fälle wesentlich mehr Zeit, als das Protokoll führen während Besprechungen, Telefonaten etc.

Was also gehört zu einem guten Projektmanagement? Meiner Meinung nach sind dies …

  • ein ausführliches Briefing über Vorstellung, Funktionen und Aufgabenverteilung intern und von Kundenseite
  • ein Zeitplan und die Aufklärung über die Konsequenzen, wenn der Zeitplan nicht eingehalten wird
  • eine frühzeitige Kontaktaufnahme mit allen Beteiligten (EDV-Abteilung, PR-Agentur, Hoster etc.)
  • Freigaben für Meilensteine
  • die Protokollführung bei Besprechungen und Telefonaten

Mittlerweile legen wir für jede noch so kleine Website ein Basecamp Projekt an und laden viele unserer Kunden auch zur Arbeit und Kommunikation über Basecamp ein. Was weiterhin hapert, sind die Protokolle, die im Verlaufe eines Projektes immer seltener geschrieben werden.

Fehler 2: die immer gleiche Vorgehensweise

Selbst wenn sich in 9 von 10 Fällen eine gewisse Vorgehensweise im Umgang mit Kunden etabliert hat, irgendwann kommt dieser 10. Kunde, für den diese Vorgehensweise nicht passt. Es liegt wohl in der Natur des Menschen, dann dem Kunden die Schuld zu geben, anstatt sie bei sich selbst zu suchen. Was 9 von 10 Mal geklappt hat, kann so schlecht ja nicht sein. Ich habe festgestellt, dass es manchmal ganz hilfreich sein kann, seine Probleme einer externen Person zu schildern, um einen anderen Blick auf das Projekt zu bekommen.

Um solchen Fällen vorzubeugen ist es wichtig …

  • im Erstgespräch den Stand des Kunden analysieren und den Projektablauf individuell zusammenstellen
  • das richtige Maß an Kommunikation mit dem Kunden und der eigenen Entscheidungsfreiheit finden
  • flexibel innerhalb des Projektablaufs zu sein, auch in Bezug auf eine möglich Budgetneuverteilung während des Projekts (natürlich in Absprache mit dem Kunden)

Natürlich muss sich die individuelle Betreuung und Beratung auch irgendwo im Angebotspreis widerspiegeln. Ein weiterer Grund, warum persönliche Gespräche eigentlich essentiell sind, um ein Angebot abgeben zu können.

Fehler 3: eine unvollständige Projektdokumentation

Wo es bei uns momentan noch am meisten hapert ist die Projektdokumentation. Klar, wir nutzen Git, und können anhand der Commit-Messages gewisse Problemlösungen ableiten. Aber was ist, wenn man nichtmal mehr weiß, in welchem Projekt man das letzte Mal vor eben jenem Problem stand? Selbst wenn doch, ist noch lange nicht gesagt, dass die selbe Person auch beim aktuellen Projekt vor dem Problem sitzt. Dies lässt sich meiner Meinung nach eigentlich nur durch eine ausführliche Projektdokumentation ändern. Dazu gehört …

  • eine abschließende Projektbesprechung: was lief gut, was nicht? Warum nicht? Wie könnte es zukünftig besser laufen?
  • eine klare Aufgabenverteilung innerhalb des Teams und in Zusammenarbeit mit dem Kunden
  • die Lösung so dokumentieren, dass sie auch in Zukunft von allen nachvollziehbar ist. Am besten zentralisiert, damit sie auch auf andere Projekte leicht anwendbar sind.

Soweit der aktuelle Stand meiner bisherigen Überlegungen. Habe ich wichtige Punkte vergessen? Dann ergänzt sie gerne in den Kommentaren. Vielleicht seid ihr aber auch anderer Meinung und denkt, dass die Probleme eigentlich ganz woanders liegen? Ich bin gespannt auf eurer Feedback.

Ich bin Steuermann bei Erdmann & Freunde, einem Netzwerk für Contao-Webworker, und schreibe hier über Themen aus dem Bereich Webdesign und Webentwicklung.

2 Kommentare

  1. Matze sagt:

    Das Konzept ist sehr wichtig. Wenn dass nicht gut und bis zu Ende durchdacht ist, bläht sich das Projekt unnötig auf.

  2. Jörg-M. sagt:

    Du hast drei Kerngebiete ausgearbeitet, in denen immer wieder Fallstricke liegen; es gibt noch unendlich viel mehrere. Ich finde die drei Punkte aber sehr spannend und zeige einmal auf, wie wir damit umgehen (gelernt haben, damit umzugehen):

    (1) Projektmanagement: das Projektmanagement ist immer eingebunden, aber das Projektmanagement moderiert das Projekt und ist für die Findung von Lösungen verantwortlich. Es muss erkennen, wenn Informationen nicht an die richtige Stelle fliesen; wenn Probleme nicht bearbeitet werden und so zu einer Bombe in der Zukunft werden. Das Projektmanagement benötigt MACHT zur Eskalation. Ich habe festgestellt, dass das Projektmanagement dann richtig gut funktioniert, wenn es von keinen Know-how-Träger des Projektes gemacht wird, weil dieser häufig sein Know-how im Projektmanagement mißbraucht, um seine Ziele zu erreichen.
    (2) haben wir schon immer so gemacht: Dies läßt sich nur dadurch beheben, indem das Team ständig alles hinterfragt. Dieses Hinterfragen darf aber im Agentur-Team nicht enden, sondern muss auch gegenüber dem Kunden offen weitergeführt werden. Und hier ist häufig auch ein Fallstrick in der Kundenkommunikation. Darf eine Agentur offen zu geben, dass keine echte Lösung haben? JA! Denn nur dann können neue Lösungen mit dem Kunden erarbeitet werden, die genau für den Kunden richtig sind. Jetzt schreit spätestens das Controlling, weil Projekte nicht mehr kalkulierbar werden und Festpreis-Projekte scheitern. Mein Lösungsansatz hier sind sowohl als auch Kalkulationen. 80% werden nach Festpreis bezahlt und 20 bis 30% werden nach Aufwand bezahlt – ja, hier werden mehr als 100% eingeplant, weil Projekte sich immer anders entwickeln als zum Start angenommen. Der Vertrieb/Verantwortliche beim Vertragsabschluß sollte auch dies sehr offen kommunizieren. Mit dem Kunden sollte ein gemeinsames Projektcontrolling durchgeführt werden (und nun sind wir wieder bei Pkt 1).
    (3) Dokumentation – oh mein Gott: sie ist wichtig, verdammt wichtig und sie muss parallel zum Projekt erstellt werden und nicht erst am Ende des Projektes, wenn es ganz viel andere Dinge gibt, die wirklich wichtig sind. Wir haben uns hier für ein Wiki entschieden, welches eine Verbindung zum Ticketsystem für die Aufgaben und Todos und zum Subversion-System hat. Jeder der mit an einem Projekt arbeitet muss in der Zeit- und Finanz-Kalkulation auch Zeiten dafür zur Verfügung gestellt bekommen. Die Dokumentation ist Teil des Projektes. Wir haben festgestellt, dass wenn wir den Kunden mit in die Dokumentationspflicht nehmen, diese besonders gut wird. Wenn der Kunde z.B. seine Prozesse für die redaktionelle Arbeit uns aufschreibt, verstehen wir ihn besser. Wir können den Kunden dann wieder besser beraten (und schon sind wir wieder im Pkt 2).

    Die größte Schwierigkeit ist in diesen Modus der Projektarbeit zu kommen. Ich stelle immer wieder fest, dass die Kultur eines Unternehmens dieses Vorgehen verhindert. Viele kleine Schritte sind notwendig das Zeil zu erreichen. Dies gilt insbesondere wenn Projekte mit großen Firmen oder öffentlichen Stellen/Einrichtungen durchgeführt werden.

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