Mein digitales Büro – Kommentar zu 8 von VIER

Eigentlich wollte ich Marcel und Andreas nur einen kurzen Kommentar dalassen. Aber wie das halt so ist. Aus einem Satz wird ein Absatz, werden 2,3 Absätze und irgendwann ist der Kommentar zu lang, um ihn bei Facebook oder Soundcloud (isch habe gar keine Soundcloud-Account [Herr Angelo]) drunterzusetzen.

Falls euch das Duo Andreas und Marcel nichts sagen sollte. Die Beiden moderieren den Podcast VIER, den ich an dieser Stelle dringend empfehlen möchte. In der 8. Folge haben Andreas und Marcel u.a. über Andreas virtuelles Büro gesprochen. All die Gedanken, die sie sich gemacht haben, habe ich mir auch vor 1-2 Jahren gemacht. Ein paar davon sogar schon vor 6 Jahren, als ich einen Blogartikel über das papierlose Büro der Zukunft schrieb:

Der Weg zum papierlosen Büro – Ein Ding der Unmöglichkeit?!

Wenn ich diesen Artikel wieder lese, muss ich schon ein wenig schmunzeln:

„E-Mails ausdrucken, Google Wave, DE-Mail und Ausdrucke von Website-Entwürfen“

So ziemlich nichts aus diesem Artikel ist heute noch aktuell. Außer vielleicht die Geschichte mit dem Finanzamt, aber dazu komme ich gleich noch.

Mein digitales Büro – Entwicklung in den letzten 3 Jahren

Schon als ich noch bei SOLADES war, habe ich ein paar Schritte hin zum digitalen Büro gemacht.

Wir haben zum Beispiel unseren gut funktionierenden ISDN-Anschluss gegen einen VOIP-Anschluss von Placetel ersetzt. Während die Kollegen sich über Wartemelodie, Telefonkonferenz etc. freuten, freute ich mich darüber, ab sofort alle Anrufe mit der VOIP-App Bria auf meinem iPhone annehmen zu können (auch wenn der Akkuverbrauch enorm ist).

Außerdem begann ich damit, meine Apple-Geräte als Papierersatz zu nutzen: Konzeptüberlegungen und Scribbles machte ich auf dem iPad und mit der App Paper. Gesprächsnotizen landeten in den meisten Fällen direkt als Textdokumente oder Aufgaben in Basecamp.

Den letzten Schritt machte ich allerdings erst mit meinem Weggang von SOLADES. Denn trotz meiner Bemühungen, machten wir jedes Jahr 2-3 neue LEITZ-Ordner mit Dokumenten voll.

Mein digitales Büro – Stand heute

Mit meinem neuen Unternehmen wollte ich den letzten Schritt in Richtung „Digitales Büro“ gehen. Telefonie über VOIP ist heute ja eher der Standard, also konzentrierte ich mich auf das Papier.

Ich kaufte mir ein günstiges Multifunktionsgerät von Dell und mit ihm begann bei mir eine tagelange, wenn nicht sogar wochenlange Scan-Orgie. Ich scannte alles ein, was sich in den letzten 12 Jahren bei mir in Ordnern so ansammelte: Zeugnisse, Rechnungen, Einkommensteuererklärungen … einfach alles, was irgendwie noch heute Relevanz haben könnte. Da kommt tatsächlich einiges zusammen.

Am Ende hatte ich drei Stapel Papier:

Auf dem ersten Stapel waren alle Dokumente, die für eine Steuerprüfung vom Finanzamt wichtig sein könnten. Ich habe extra mit dem Steuerberater gesprochen. Wenn die Dokumente digital sortiert vorliegen, müssen sie analog nicht sortiert sein. Sie müssen nur – Deutschland und so – vorhanden sein. Sie passen allesamt locker in einen Schuhkarton.

Der zweite Stapel sind Dokumente, die man einfach zur Sicherheit im Original da haben sollte. Darunter Zeugnisse, Steuererklärungen etc. Falls mir aber mal die Bude abbrennen sollte, habe ich sie alle zumindest noch mal digital vorliegen. Da sie aber alle in einen Ordner passen, würde ich es vielleicht auch noch schaffen, diese im Brandfall mitzunehmen.

Der dritte Stapel – und das war mit Abstand der größte Stapel – waren Dokumente, die man mal so zur Sicherheit abheftet. Rechnungen und Infos zu längst verschrotteten/verkauften Geräten, all sowas. Nur weniges davon habe ich eingescannt sondern ist direkt im Schredder gelandet.

Rechnungen digitalisieren

Bereits Anfang 2014 habe ich allmählich versucht, alle Dokumente auf „digital“ umzustellen. Dafür habe ich bei allen Anbietern, bei denen es möglich war, den Rechnungsempfang per E-Mail aktiviert bzw. abgesprochen. Telefonanbieter, Designer, Agenturen und Entwickler, selbst der Steuerberater schickt mir seine Rechnung mittlerweile per Mail. Und auch ich habe mit meinen Kunden gesprochen, so dass jetzt bis auf 2 Ausnahmen, alle Kunden ihre Rechnungen per Mail erhalten.

Was bleibt sind Tankquittungen, Bewirtungsbelege und ein paar wenige weitere Rechnungen, die ich 1x im Monat einscanne und digitalisiere. Dann wandern sie zu den anderen in den Schuhkarton. Diese Dokumente nehmen auch nicht den Umweg über den Steuerberater. Stattdessen bekommt mein Steuerberater jeden Monat eine ZIP-Datei mit allen Belegen per E-Mail zugeschickt. Es gäbe auch die Möglichkeit, das über DATEV zu machen. Aber im Moment lohnt sich das bei mir nicht.

Fazit: Ich habe es geschafft!

Mittlerweile kommen Stift und Papier nur noch äußerst selten zum Einsatz. Eigentlich nur noch, wenn ich mal wieder bewusst den Rechner auslassen möchte.

Ich habe den Workflow soweit verinnerlicht, dass ich es selbst bei privaten Dingen so halte. Der Mietvertrag für die neue Wohnung oder die Rechnung für die Waschmaschine. Alles, was „wichtig sein könnte“ scanne ich ein, wen es nicht eh schon digital vorliegt.

Über einen Service wie Dropscan oder den E-PostScan-Service habe ich auch kurz mal nachgedacht, aber das wird erst sinnvoll, wenn ich die Wintermonate irgendwo im Süden Europas verbringen sollte. Auch über einen besseren Scanner habe ich kurz nachgedacht, aber da stehen Zeitersparnis und Kosten momentan in keinem Verhältnis zueinander.

Einen Haken hat das digitale Büro allerdings doch: Ich bin mir momentan nicht sicher, ob die wenigen Briefe, die ich jetzt noch erhalte, ausreichen werden, um den Kamin im Winter anzuzünden. Aber irgendwas ist ja immer.

Ich bin Steuermann bei Erdmann & Freunde, einem Netzwerk für Contao-Webworker, und schreibe hier über Themen aus dem Bereich Webdesign und Webentwicklung.

5 Kommentare

  1. Sascha sagt:

    Für all jene, die Ihre Notizen im Android-Universum erstellen kann ich folgende Kombi empfehlen:

    Galaxy Note 10.1 2014 Edition und/oder Galaxy Note 4 in Zusammenarbeit mit der vorinstallierten S-Pen Software und Evernote oder mit der App Papyrus und Evernote.
    Die Notizen verfasse ich direkt handschriftlich auf dem Display und bin damit genau so flexibel wie mit einem Block, kann noch kurz eine Zeichnung ergänzen und alles via Evernote Speichern und auf alle Geräte syncen.
    Sicher ginge das so auch mit Evernote alleine, aber die beiden oben genannten Apps sind aus meiner Sicht noch etwas komfortabler um Handschriftliche Notizen zu verfassen.

  2. Marcel sagt:

    Hi Dennis,

    vom Zeit- und Nervenaufwand einiges günstiger sind nach meiner Erfahrung Archivierungsdienstleister, die die besagten Dokumente automatisiert Scannen und in PDF umwandeln und gleich noch die Akten entsorgen. So gehe ich gerade meine Altbestände an.

    Kosten liegen im Bereich von 30 – 40 EUR Netto / Ordner (Preis hier vor Ort), je nach dem welche Menge an Inhalt und ob Doppelseite oder einseitiger Scan erforderlich sind.

    Viele Grüße, Marcel

    • Dennis Erdmann sagt:

      Moin Marcel,

      ja darüber habe ich auch kurz nachgedacht. Ich habe mich am Ende dagegen entschieden, weil ich wusste, dass ich jede Menge Müll abgeheftet hatte, den ich endlich mal aussortieren wollte.

      Aber würde ich als Agentur vor dem Schritt stehen, würde ich vielleicht auch auf einen solchen Digitalisierungsdienst zurückgreifen. Ist auf jeden Fall günstiger, als wenn sich eine Person (mit auch nur einem halbwegs vernünftigen Stundenlohn) da hinsetzt und das von Hand einscannt.

  3. Marco sagt:

    Habe einen ScanSnap-Scanner – einer der besten Käufe bisher. Ich möchte gerne mal wissen, wie viele tausend Dokumente der bereist gescannt hat. Toll ist vor allem, dass er einfach so verdammt schnell scannt. Danach kommt noch eine verbesserte OCR-Software zum Einsatz und alles ist digital… Dokumente kommen so auf ca. 40 KB im Schnitt. Die paar Euro für einen guten Scanner lohnen sich auf jeden Fall. Mit einem Multifunktionsgerät wird man doch sonst wahnsinnig… 😉

    • Dennis sagt:

      Was meinst du mit verbesserte OCR-Software? Welches Programm nutzt du für die Texterkennung?

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