Wie Zeiterfassung unsere Art zu arbeiten veränderte

zeiterfassung

Als ich vor Jahren meine Ausbildung bei einer Werbeagentur machte, sah die Zeiterfassung in etwa so aus: Nach einem Projekt notierte ich auf der Rückseite des Auftrages meine Zeiten und den Materialverbrauch. Mein Chef warf einen kurzen Blick darauf, bevor diese Zeiten für immer in den Archiven verschwanden.

Als ich mich dann 2008 selbstständig machte, erfasste ich meine Zeiten nur noch sporadisch. „In einem Ein-Mann-Unternehmen ist das ja nicht so wichtig“, dachte ich. Erst als SOLADES größer wurde und wir weitere Mitarbeiter einstellten, merkte ich das so etwas wie eine digitale Zeiterfassung nötig wird und entwickelte mit unserem Team den SOLADES Time Tracker. Da das auch schon wieder 2 Jahre her ist, möchte ich gerne meine Erkenntnisse aus dieser Zeit mit euch teilen.

Warum ist Zeiterfassung wichtig?

Als wir die Zeiterfassung einführten ging es zunächst vor allen Dingen darum, dass unsere nach Stunden bezahlten Mitarbeiter so einfach wie möglich ihre Zeiten durchgeben konnten. Aber auch Kunden, die wir fortwährend und auf Stundenbasis betreuten, sollten jederzeit nachvollziehen können, welche Stunden wofür angefallen sind.

Hat man erstmal eine gewisse Anzahl von Daten gesammelt, lassen sich diese Zeiten auch wunderbar für andere Zwecke nutzen. Durch da Time Tracking schafften wir es beispielsweise, einen besseren Überblick zu bekommen, in welchem Projekt mal wieder eine Rechnung geschrieben werden sollte und bekamen einen groben Budgetüberblick über das Projekt, d.h. wir wussten (zumindest theoretisch), wann es heißt, dass wir zum Ende kommen müssen. Auch konnten wir die Zeiterfassung vergangener Projekte nutzen, um neue Angebote besser einschätzen zu können.

Welche Aktivitäten werden zeiterfasst?

Zunächst noch auf ein paar Kernaufgaben beschränkt, lassen sich heute nahezu alle Aufgaben bei uns mit dem Time Tracker erfassen. Dazu gehören sowohl abrechenbare Aktivitäten als auch nicht abrechenbare, organisatorische Aktivitäten.

Abrechenbar sind zum Beispiel

  • Konzeption, Erstellen von Wireframes
  • Screendesign, Erstellung von Prototypen
  • CMS Installation
  • Umsetzung Screendesign/Template-Erstellung
  • Programmierung/Anpassung des CMS
  • Kommunikation (telefonisch oder vor Ort)
  • Beratung, Schulung
  • Wartung, Inhaltspflege

Aber auch nichtabrechenbare Zeiten zum Führen der Buchhaltung, dem Schreiben von Angeboten und Rechnungen oder andere organisatorische Aufgaben habe ich lange Zeit in die Zeiterfassung eingetragen. Es veranschaulicht nämlich sehr schön, wie viel Zeit man eigentlich mit anderen Aufgaben als dem direkten „Geld verdienen“ verbringt. Je größer das Unternehmen wird, desto mehr Zeit steckt man irgendwann auch in die Verwaltung.

Erkenntnisse nach 2 Jahren Zeiterfassung

Auch nach 2 Jahren macht das tägliche Time Tracking nicht wirklich Freude. Ich habe überlegt, ob durch Gamifikation, z.B. Badges oder Wettkampf-Elemente, die Motivation vielleicht größer wird, seine Zeiten einzutragen. Letztendlich wird aber auch das vermutlich nicht lange anhalten, weshalb ich lieber dann und wann daran erinnere, die Zeiten ein- oder nachzutragen.

Ich habe aber auch gemerkt, wie gut sich die Zeiterfassung dazu nutzen lässt, grob gesagt den „Gesundheitszustand“ des Unternehmens zu erkennen. In Zeiten, wo jeder Mitarbeiter auf durchschnittlich 20 erfasste Stunden pro Woche im Time Tracker einträgt, geht es dem Unternehmen deutlich besser, als in Wochen mit nur 5 oder 10 Stunden. Urlaub, Krankheit oder einfach nur das „vergessen Einzutragen“, wirken sich bei einem Unternehmen unserer Größenordnung immer auch auf den Umsatz aus.

Wie sieht es bei euch aus? Nutzt ihr eine Zeiterfassung? Wenn ja, welche Systeme kommen bei euch zum Einsatz? Ich würde mich freuen, ein paar Erfahrungen eurerseits zu hören.

Ich bin Steuermann bei Erdmann & Freunde, einem Netzwerk für Contao-Webworker, und schreibe hier über Themen aus dem Bereich Webdesign und Webentwicklung.

11 Kommentare

  1. Lars Müller sagt:

    Kann ich nur beipflichten. Wir nutzen auch eine eigene Lösung, schauen uns aber gerade das Kieler Produkt http://www.askdante.com/ sehr intensiv an. Nicht nur weil wir das Online-Marketing betreuen, sondern weil es eine charmante Anwendung ist.

  2. Martin sagt:

    Hallo Dennis,
    ich kann toggl.com empfehlen.
    Attacke,
    Martin

  3. Sascha sagt:

    Nach dem das Zeiterfassungstool meiner Rechnungssoftware für meine Zwecke nicht ausgereift genug ist, nutze ich als separate Lösung aktuell http://mite.yo.lk/.
    Gerade die Erfassung der „nicht abrechenbaren Zeiten“ war hier eine Interessante Erfahrung.

  4. Dennis Erdmann sagt:

    @ Lars: Das werde ich mir auch mal ansehen. Unsere Lösung ist zwar ganz gut, allerdings wird es von uns ja auch nicht weiterentwickelt und auch etwas stiefmütterlich behandelt.

    @Martin: Toggl. fand ich auch ganz interessant und gehörte auch eher zu den günstigen Tools. Wir haben das damals dann zum Vorbild genommen um eine Webapp auf Contao-Basis zu erstellen

    @Sascha Mite finde ich auch klasse, allerdings habe ich das Gefühl, dass da seit langem nichts mehr passiert. Ich würde mir z.B. neue Schnittstellen wünschen (idealerweise zu Basecamp)

  5. Michel sagt:

    Kann auch nur wärmstens mite empfehlen. Zu jedem Kunden, Projekt und auch pro Leistung kann man eigene Stundensätze eintragen. Ganz neu sind auch wiederkehrende Budgets, was für Wartungsverträge recht interessant ist.

  6. HInnerk sagt:

    Sehr guter Artikel!

    Ich habe mehrere Jahre lang Freckle benutzt. Das ist sehr schick und hat mir gut gefallen, lediglich die Erfassung von Daten mit dem iPhone war nicht so toll gelöst (keine Ahnung ob das inzwischen besser ist – da es immer wieder Weiterentwicklungen gab, kann das schon gut sein).

    Ende letzten Jahres bin ich zu Harvest gewechselt . Das ist nicht ganz so schick, bietet aber eine hervorragende Zeiterfassung für iOS-Geräte. Insbesondere können gleichzeitig mehrere Timer aktiv sein und diese werden zwischen allen Geräten synchronisiert. D.h. Multitasking zwischen Projekten ist relativ einfach erfassbar.

    Da ich eigentlich alle Zahlen ohne eigene Arbeit erfassen möchte (wie viel Zeit investierst Du in Deine Zeiterfassung?), habe ich auch RescueTime im Test. Das ist aber eigentlich für einen anderen Zweck gebaut und anscheinend für eine projektbezogene Zeiterfassung nicht wirklich geeignet.

    Was die ad-hoc Auswertung angeht, ist es Freckle mein absoluter Favorit. „Richtige“ Analysen mache ich mit einem Export im CSV-Format (das können alle mir bekannten Anbieter) und Python mit Pandas, Statsmodels und vor allem ggplot.

  7. Lutz L sagt:

    hi, Dennis,
    je größer der Laden wird und je größer die jonglierten Summen werden, desto dringender gehört die Stundenerfassung zur unumgänglichen Unternehmensplanung. Dies am besten tagesaktuell. Alles andere ist Kamikaze-BWL im Agenturgeschäft.
    Bei uns gilt es die Zeiten von 50 festen Mitarbeitern zu erfassen – das machen wir seit über 10 Jahren, zuletzt mit QuoJob, einer „Lösung für die Kreativwirtschaft“.
    Als Motivation, seine/ihre täglichen Arbeitsstunden voll umfänglich zu erfassen wenden wir ein auf täglicher Basis gestaffeltes Gehaltsbonus-System auf die erfasste Stundensumme an. Wer viel arbeitet aber wenig erfasst, hat eben nix davon. Funktioniert.

  8. Dieter sagt:

    Hallo Dennis,

    da hast Du ein wichtiges, aber leider nicht sehr »sexy« Thema angeschnitten, dass jeden Unternehmer beschäftigt (beschäftigen sollte). Egal ob Ein-Mann/Frau-Firma oder große Agentur. Daher würde ich das gerne beim nächsten Webmontag vertiefen.

    Hättest Du Lust die ein oder andere Lösung dort kurz vorzustellen und Eure Erfahrungen damit? Ich denke in der anschliessenden Diskussion werden dann sicher noch viele andere Ansätze und deren Vor- und Nachteile genannt.

  9. Lars Raube sagt:

    Hallo Dennis,

    toller Artikel, danke! Das Erfassen von Projekt-, Arbeits- und Leerlaufzeiten ist ein extrem wichtiger Punkt. Ich habe vor einigen Jahren viele Softwarelösungen ausprobiert und konnte mich nie für eine webbasierte Lösung begeistern (Was ist wenn mal wieder kein Internet zur Hand ist? – Ja, ist eine Ausnahmesituation, ich weiss!, Was ist mit dem Thema Datenschutz?).

    Vor einigen Jahren bin ich dann über Xpert-Timer gestolpert. Eine Windows Anwendung mit Kundenverwaltung, Projektmanagement, Zeiterfassung, Aufgabenmanagement und Erinnerungsfunktion – Ich hab mich dann relativ schnell für diese Lösung entschieden.

    Mittlerweile nutzen wir Xpert-Timer zum Erfassen von sämtlichen Vorgängen die im Agenturalltag aufkommmen, auch die Anwesenheitszeiten der einzelnen Mitarbeiten. Wer außerhalb des Büros Zeiten tracken muss kann auf einen Adroid Client zurückgreifen der sich später mit dem lokalen System synchronisiert.

    Seit diesem Jahr gibt es auch eine Faktura, über die wir jetzt auch unsere Rechnungen und Angebote schreiben. Die Kosten sind überschaubar, der Support ist super und neue Ideen für Funktionen werden immer gerne aufgenommen.

    Für das Aufgabenmanagement und Projektmanagement nutzen wir zusätzlich noch JIRA und Confluence von Atlassian (Ultra sexy Software!) als Inhouse Lösungen.

    Grüße nach Kiel

  10. Manunia sagt:

    Hallo Dennis,

    vielen Dank für den interessante Artikel und auch an alle, die sich hier eingebracht haben. Wir schauen uns gerade ein paar Tools an und ich hätte da die Frage an Euch, ob Ihr einen Tip habt, welches Zeiterfassungstool sich gut in Verbindung mit Jira nutzen lässt. Es sollte nicht nur Zeiten erfassen, sondern auch Kapazitätenplanung und Projektcontrolling ermöglichen.

    Kennt Ihr das Tempo-Plugin? Wenn ja, wie sind Eure Erfahrungen damit? Oder seid Ihr mit der Jira-Zeiterfassung schon zufrieden?

    Freue mich über Euer Feedback!
    Cheers-)

  11. Dennis sagt:

    @Manunia Ich habe mit Jira noch gar keine Erfahrungen gemacht, obwohl ich von den anderen Atlassian Produkte recht angetan bin. Mal sehen, vielleicht riskiere ich nächstes Jahr mal wieder einen Blick über den Tellerrand 😉

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