Man muss nicht in einer Internet- oder Werbeagentur arbeiten, damit das Verfassen, Lesen und Beantworten von E-Mails seinen Alltag zu nennen. Dann nebenbei noch Werbe- und Hinweismails löschen. Doch das Problem sind nicht die SPAM-Mails.
Wer mehrere Stunden am Tag in seinem Posteingang lebt, muss verdammt aufpassen, dass er sich seinen Arbeitsalltag nicht von E-Mails diktieren lässt.
Ich weiß wovon ich rede, denn ich habe lange Zeit so gearbeitet.
E-Mail macht produktiver
Der größte Vorteil der E-Mail? Ganz klar, es gehört zu den asynchronen Medien. Im Gegensatz zu einem persönlichen Gespräch oder Telefonat habe ich Zeit. Zeit, um die Nachricht zu lesen. Oder Zeit, um meine Gedanken zu formulieren und neu zu sortieren, bevor ich sie übermittle. Ist etwas dringend, sollte man keine Mail schreiben. Ist es weniger dringend und ich will meinen Gegenüber nicht durch ein Telefonat oder Gespräch aus der Konzentration reißen, dann benutze ich die E-Mail. So einfach ist das.
Hätten wir nicht irgendwann damit angefangen aus Bequemlichkeit E-Mails immer mehr als Telefon- oder Gesprächsersatz zu sehen, wer weiß wo die Menschheit heute schon stehen würde.
Der Produktivitätskiller E-Mail
Die letzten Jahre wurde einiges dafür getan, um aus dem asynchronen Medium E-Mail, ein Echtzeitmedium zu machen. IMAP, Exchange-Server und nicht zuletzt auch das Smartphone haben dazu geführt, dass die Reaktionszeiten für eine E-Mail immer kürzer werden sollten. Kommt wider erwartens keine Antwort, folgt meist ein
„Hast du meine E-Mail schon gelesen?“
Und trotz der ganzen technischen Neuerungen kann ich ohne Lüge behaupten, sie noch nicht gesehen zu haben. Und bin auch noch stolz drauf. Denn seit mehreren Monaten rufe ich meine Mails auf dem Mac und iPhone nur noch manuell ab. Ein innerer Zwang verbot es mir, dass ich die rote Zahl am Mail-Icon einfach so stehen ließ. Doch würde ich noch heute jedes Mal nachsehen, wenn ich eine neue Mail bekomme, würde ich wahrscheinlich gar nichts mehr schaffen.
Der Grundgedanke dabei: Keine E-Mail sollte so wichtig sein, dass ich sie nicht auch noch in einer Stunde lesen könnte, geschweige denn, dass sie meine aktuelle Tätigkeit unterbrechen dürfte. Wer sich das klar gemacht hat, merkt sehr schnell, wie sehr er sich bereits durch die eintreffenden E-Mails seinen Arbeitsalltag hat diktieren lassen. Wer dies nicht erkennt, ist zum Schluss nur noch darum bemüht, die neueste und damit zugleich wichtigste Aufgabe, die per E-Mail reinkam, zu erledigen, während der Stapel an begonnenden Aufgaben immer größer wird.
Wie so oft gibt es nicht den einen, richtigen Weg. Unter Umständen kann es bereits reichen, während der Arbeitszeit, einfach die privaten E-Mails nicht abzurufen und so die überflüssigen Sonderangebote und Facebook-Status-E-Mails erst zu Hause zu löschen. Das Problem mit der Konzentration hat aber wohl auch Apple erkannt. Durch das in Mountain Lion eingeführte VIP-Mail-System ließe sich evtl. dafür sorgen, dass extrem wichtige Mails eben doch die Konzentration stören dürfen. Solange ich jedoch auf meinem Hauptrechner noch mit Lion arbeite, hilft nur der manuelle Abruf.
Wie geht ihr mit der täglichen E-Mail-Flut um? Lasst ihr euch immer noch an jede E-Mail erinnern?
Bilder: Artcore Illustrations