Was habe ich neulich gelesen? Im Schnitt braucht ein Mensch je nach Komplexität der Aufgabe zwischen 15 bis 30 Minuten, um sich auf diese zu konzentrieren. Doch wenn man der Infografik von Atlassian glauben schenken darf, dann wird ein normaler Büroarbeiter bereits nach 3 Minuten Arbeiten unterbrochen. Weil eine E-Mail reinkommt, ein Kunde anruft oder ein Kollege eine Frage hat. Fast unmöglich, sich dabei ordentlich auf seine Arbeit zu konzentrieren. Und am Ende des Tages wundert man sich wo die Zeit geblieben ist.
Hier bei SOLADES sitzen wir alle in einem Raum, was Vor- aber auch Nachteile hat. Vorteil: Kurze Wege. Bei Fragen kann man mal schnell den Tischnachbarn fragen, ob er noch eine Idee hat, wie man dieses oder jenes Problem lösen könnte. Nachteil: Eine insgesamt lautere Arbeitsumgebung, die es deutlich schwerer macht sich zu konzentrieren.In den „Flow“ zu kommen, also die Phase, in der man Raum und Zeit vergisst, ist nur selten möglich. Ein typisches Problem, was gerade in der Agenturszene weit verbreitet zu sein scheint.
Lösung 1: Tägliche Besprechungen
Mit einer allmorgendlichen Besprechung haben wir Anfang des Jahres versucht, ein wenig mehr Ruhe reinzubringen. Wir besprechen also, was an diesem Tag oder in der Woche so alles ansteht und versuchen, die Aufgaben im Team aufzuteilen. Auch wenn Meetings bei vielen Unternehmen als unnötiger Zeitfresser angesehen werden, so hat sich diese morgendliche Besprechung doch zumindest in dem Maße als sinnvoll herausgestellt, als das es im Büro während der Arbeit etwas ruhiger geworden ist. Doch was ist mit technischen Fragen und Problemen? Die können in den seltensten Fällen bis zum nächsten Tag warten.
Lösung 2: Einführung eines Teamchat
Dann hatte ich Anfang November die Idee einen Teamchat einzuführen, um nicht bei alle Fragen für Unruhe zu sorgen. Doch das gestaltet sich schwieriger als gedacht. Man kommt sich schon ein wenig komisch vor, wenn man sich gegenüber sitzt, aber schreibt, anstatt zu sprechen.Hinzu kommt, dass der Vorteil der virtuellen Räume, zugleich auch der größte Nachteil ist. Dann nämlich, wenn man sich hauptsächlich in 1:1 Gesprächen befindet. Die Möglichkeit, für weitere Personen ins Gespräch einzusteigen ist zwar schön und gut wird aber doch eher selten genutzt. Vielleicht liegt es aber auch an der falschen Kategorisierung der Räume. Vielleicht müsste man einen Raum für SOLADES intern haben, einen für Programmierung etc. Bisher habe ich Räume eher für Projekte angelegt, was schlecht bis gar nicht funktioniert und meist für Verwirrung sorgt.
Auch der Versuch, eine Bibliothekenlautstärke einzuführen ist bisher auch gescheitert. Deswegen meine Frage: Wie geht Ihr mit dem Spagat aus Produktivität und Zusammenarbeit um? Wie schafft Ihr es, Zeiten der Konzentration zu schaffen und gleichzeitig, euch im Team zu besprechen? Eure Antworten könnt Ihr gerne in den Kommentaren posten oder mir nichtöffentlich per Mail schicken.
Hallo Dennis, ich glaube es ist fast egal, ob ein Team gemeinsam in einem Großraumbüro zusammen sitzt oder ob es auf kleinere Büros verteilt wird. Irgendwie kann es in jedem Szenario gelingen, den „Flow“ zu stören oder eben vice versa. – Was schreibt denn das Buch über die 4-Stundenwoche dazu? ;-)
Habt ihr denn neben dem Büro noch irgendwelche Rückzugsmöglichkeiten? Vermutlich muss ja nicht bei jedem technischen Problem immer gleich das gesamte Team anwesend sein.
Ansonsten finde ich es persönlich interessant, wenn die Belegungszeit des Büros etwas über den Tag hin entzerrt wird. Also das am frühen Vormittag und zum Abend hin keine Vollbesetzung angestrebt wird, soweit dies betriebsorganisatorisch umsetzbar ist. Dadurch ergeben sich dann auch ganz automatisch Phasen in denen konzentriert im Alleingang gearbeitet wird (kaum jemand da) und in der Kernarbeitszeit dann halt das reale Miteinander (nach Regeln).
Experimentell könnt ihr auch noch ein Whiteboard / Flipchart als Fragenportal umfunktionieren. Wenn du einen Hilfebedarf hast, aber die Kollegen deswegen nicht unterbrechen möchtest und der Chat dafür irgendwie komisch anmutet, dann hängst du einfach einen Fragezettel an das Portal und wartest was passiert. – … bzw. spinnt den Gedanken einfach einmal für euer Team weiter: Diese Lösung kann ja auch als Vorbereitung für die tägliche Besprechung dienen. Warum muss die zwingend am Morgen stattfinden? ;-)
Vielen Dank für deinen sehr ausführlichen Kommentar, Enrico!
Wahrscheinlich sind die Rückzugsmöglichkeiten tatsächlich der Knackpunkt. Ich habe es mir mittlerweile angewöhnt, in die Campus Suite oder zu Starbucks zu gehen, wenn ich meine Ruhe haben will (klingt wie ein Widerspruch, ich weiß).
Das mit dem Whiteboard finde ich eine gute Idee. Das machen wir bisher nur in digitaler Form über Basecamp. Ebenso gefällt mir deine Idee, die Fragen für die Besprechung nicht wie bisher immer nur jeder für sich, sondern öffentlich zu sammeln, so dass andere den Gedanken weiterspinnen können, bzw. sich ihre eigenen Gedanken machen können.